Как правильно выбрать онлайн-кассу для малого бизнеса: разбираем основные критерии

В 2016 году были внесены поправки в Федеральный закон №54 «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации». Они обязали большинство предпринимателей использовать новое оборудование – онлайн-кассы. Сейчас все предприниматели за исключением самозанятых и продавцов товаров собственного производства обязаны вести бизнес через онлайн-кассы. Это значит, что без специального оборудования не обойтись – бизнес будет нелегальным.

Специалисты компании “ЦЭК” работают с онлайн-кассами с 2017 года, а до этого занимались обслуживанием касс предыдущего поколения. В статье они расскажут, какие существуют онлайн-кассы, что подойдет для вашего бизнеса и какие критерии нужно учитывать.

Онлайн-кассы

Современные онлайн-кассы – это двоюродные братья наших смартфонов. У них есть свое программное обеспечение, множество параметров настройки и в некоторых случаях даже сенсорный экран. Хотя кого-то может насторожить работа со сложным оборудованием, онлайн-кассы облегчают ведение налогов для добросовестных предпринимателей.

Теперь у нас меньше бумажной отчетности и налоговых проверок, потому что все чеки отправляются в налоговую и хранятся там. Подделать их невозможно. Плюс, теперь для подключения кассы не нужно посещать налоговую, все можно сделать на сайте nalog.gov.ru.

Принцип работы

На самом деле, все достаточно просто. Техника сама выполняет все операции. Порядок работы выглядит примерно так:

1. Продавец распознает товар (либо сканером штрих-кода, либо выбирает на экране, либо вводит на клавиатуре);
2. Касса формирует чек; 
3. Информация шифруется на фискальном накопителе (самая важная часть онлайн-кассы) и отправляются к оператору фискальных данных; 
4. Оператор фискальных данных проверяет чек и дает добро;
5. Данные отправляются в Федеральную налоговую службу.

Вся процедура занимает доли секунды. Чек может быть печатным, может электронным.

В виде схемы это выглядит примерно так:

покупка → обработка данных → проверка данных → формирование чека → данные хранятся в Федеральной налоговой службе 

Как видите все процессы происходят быстро и автоматически. 

Виды онлайн-касс

Кнопочные ка­ссы. Внешне похожи на кирпичик с кнопками, но позволяют ра­ботать в соо­тветствии с требован­иями законов. Обладают фишками типа отправки чека в электр­онном виде и ведения учета реализации, если забить в них номенклатуры. Популярность кнопочных касс с каждым годом снижае­тся, но в на­шем парке обслуживае­мых устройств на них все еще приходится порядка10-1­5%.

Пример: АТОЛ 91Ф Lite

Смарт-терминалы. Кассы с дисплеем по­явились еще в начале 2000-х. Но полноправным род­оначальником массово­го сегмента «умных» терминалов считается ком­пания Эвотор, которая в свое время была подразделением не менее известной фирмы АТОЛ­. Эвотор создали не просто кассу нового поколения, они дали малому бизнесу возможн­ость автоматизации, ранее доступную лишь крупным ком­паниям. Многие пытаются повторить их успех и разрабо­тать аналоги, но пол­учается “как у Эвотор”, только хуже. Смарт-т­ерминалы зарекомендо­вали себя: прос­ты в обращен­ии и соответ­ствуют золотому прав­илу «цена/качество».

Пример: Смарт-терминал АТОЛ СТБ 5

Фискальные регистраторы. Это ус­тройство обе­спечивает фу­нкцию печати чека. Информацию о том, что и как печатать, ему дает кассов­ая программа, установленная на ПК. Основные различия между кассами этого типа: 

• ши­рина ленты (сколько информации можно отобразить в чек); 
• скорость печати (влияет на вре­мя обслужива­ния одного клиента);  
• способы подключен­ия к компьютеру.

К сожал­ению, все события с чековой лентой и пер­еходом к эле­ктронными чекам подв­одят рынок к выбору более бюджет­ных решений, ведь, например, скорость печати уже не актуальна.

Пример: АТОЛ FPrint-22ПТК

Облачные кас­сы. Они поя­вились как результат последней глобальной реф­ормы. Физически такие устройства распола­гаются в дат­а-центре используемо­го сервиса, а пользователь имеет доступ к ним посред­ством удален­ного подключения. Эти кассы чаще всего используют ин­тернет-магазины, агр­егаторы такси и курьерские службы. Им такое решение позволяет сократить издержки на содержание и обслуживание устройства.

Критерии выбора

Теперь мы подошли к самому ответственному моменту – выбору нужного оборудования. На всякий случай скажем, что если онлайн-касса по каким-либо причинам не будет работать, торговлю придется остановить. Поэтому мы предлагаем учесть ряд критериев, чтобы уж точно не ошибиться с выбором. 

1. Физическое место расчета 

Если оплата происходит на территории вашего предприятия, магазина или офиса, подойдет смарт-терминал. Если же клиент оплачивает покупки онлайн, то в этом случае потребуется облачная. 

2. Оптимизация бизнес-процессов

Здесь следует учитывать частоту изменений в ассортименте и ценах. Если вам приходится часто обновлять номенклатуру или регулярно вводить новую систему скидок, то советуем рассмотреть смарт-терминал или фискальный регистратор. 

3. Программное обеспечение

Учитывайте затраты на программное обеспечение. В первую очередь выясните, какие функции доступны на бесплатном ПО или на базовом пакете платного. Узнайте, как происходит процесс обновления. Обновления бывают бесплатными и платными – отказаться от них не получится. В некоторых случаях для установки обновления нужно вызывать специалиста за деньги. 

4. Продажа маркированной продукции

Лучше выбирать кассы на базе фискального регистратора или смарт-терминал. Под маркировку подпадает все больше и больше категорий товара. Даже если сегодня ваша продукция не внесена в этот список, завтра все может измениться. Позаботьтесь заранее. 

5. Нагрузка 

При большой нагрузке подойдет фискальный аппарат. Очень удобно для супермаркетов, где длинные очереди и много товаров. Если поток клиентов небольшой, выбирайте смарт-терминал, либо фискальный регистратор. 

6. Аккумулятор 

Не все кассы оснащены аккумуляторами, а некоторые рассчитаны всего на пару часов автономной работы. Учитывайте это при совершении сделок. 

7. Договор-сопровождение

Уже при покупке онлайн-кассы мы всегда советуем нашим клиентам заключать договор-сопровождение. Законодательство постоянно меняется, поэтому мы следим за всеми обновлениями и помогаем нашим клиентам вовремя приспособиться без ущерба для бизнеса.